大阪府箕面市の自然派ハウスクリーニングHappyLifeの山崎由香です。
片付けや整理収納のご相談を受けていると、お悩みとしてよく聞くのが「書類や紙の整理」です。
「郵便物や学校のお知らせがどんどんたまる」
「必要な書類が、いざというときに見つからない」
「捨てていいのか分からず、結局そのまま置いている」
このようなお悩みはありませんか？
書類は、洋服や日用品と違って、見ただけでは必要かどうか判断しにくいものです。契約書や保険の書類、学校からのお知らせ、仕事の資料など、種類もさまざま。気がつくと、机の上や引き出しに紙がたまってしまいますよね。
でも、書類整理は最初から完璧に分類しなくても大丈夫です。
大切なのは、必要な書類をすぐに見つけられる仕組みをつくること。
今回は、家庭でも職場でも実践できる、書類整理の基本と続けるコツをご紹介します。
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書類整理で大切なのは「捨てること」より「探さない仕組み」
先日「書類整理」を含むオンラインセミナーを開催しました。
書類を整理しようと思うと、まず「何を捨てようか」と考える方が多いのではないでしょうか。もちろん、不要な紙を手放すことも大切です。
ただ、書類整理の本当の目的は、紙を減らすことだけではありません。
必要なときに、必要な書類をすぐに見つけられる状態にすることです。そのためには、次の3つを意識してみましょう。
1．何を保管しているか分かる
書類を引き出しや箱に詰め込んでしまうと、どこに何が入っているのか分からなくなります。
まずは、どのような書類を保管しているのか、見て分かる状態にしましょう。
例えば、「保険」「学校」「医療」「家の契約」など、大きな分類から始めると整理しやすくなります。
2．置き場所が決まっている
書類の置き場所が決まっていないと、届いた郵便物をテーブルに置いたり、空いている引き出しに入れたりしがちです。
保管する場所を決めておけば、片付けるときも迷いにくくなります。
3．家族や職場の人も分かる
自分だけが分かる分類では、ほかの人が必要な書類を探せません。
家族が使う書類なら家族にも分かる名前をつけ、職場なら誰が見ても理解できる分類にしておくと便利です。
書類整理は、見た目をきれいに整えることだけが目的ではありません。探す時間や、見つからないときのストレスを減らすことにつながります。
書類は4つに分けるだけ！迷わない整理方法
書類整理が苦手な方は、最初から細かく分類しようとしなくても大丈夫です。
まずは、手元にある書類を次の4つに分けてみましょう。
① 処理する書類
返信、提出、支払いなど、これから何かをする必要がある書類です。例えば、次のようなものがあります。
・学校への提出書類
・返信が必要な郵便物
・支払いのお知らせ
・確認や手続きが必要な書類
このような書類は、保管用のファイルに入れてしまうと、対応を忘れてしまうことがあります。
処理する書類は、専用のトレーなど、目につきやすい場所にまとめておきましょう。
さらに、「いつまでに何をするか」をメモしておくと、後回しを防ぎやすくなります。
② 保管する書類
今後も確認したり、必要になったときに参照したりする書類です。例えば、保険の契約書、住宅に関する書類、取扱説明書、仕事で使う資料などがあります。
保管する書類は、内容ごとに大きく分類してファイルに入れましょう。
このとき、細かく分類しすぎないこともポイントです。
分類が細かすぎると、どこに入れればよいか迷ってしまいます。最初は「保険」「家」「学校」など、分かりやすい大きな分類から始めてみてください。
③ 一時保留する書類
書類整理で困るのが、「必要かもしれないけれど、今は判断できない」という紙です。
捨てるかどうか迷っているうちに、書類がたまってしまうこともありますよね。そんなときは、無理に判断せず、一時保留にしましょう。
ただし、保留する場所は専用ファイル1つまでなど、量を決めておくのがおすすめです。
そして、見直す日を決めておきます。
例えば、毎月末に確認するなど、無理なく続けられるルールをつくりましょう。
保留する場所を決めておけば、机やテーブルの上に書類が広がるのを防ぎやすくなります。
④ 手放す書類
明らかに不要な書類や、重複している紙などは、手放すことを検討しましょう。
例えば、すでに対応が終わったお知らせや、内容が重複している資料などです。1年以上経過している書類は99％使わない。というナレムコの法則という統計が有名です。
ただし、書類は何でも捨てればよいわけではありません。
契約書や税金、保険、年金などに関する書類は、保管が必要な場合があります。捨てる前に、書類の内容や保管期間を確認してください。
データやメールも同じ考え方で整理する
書類整理は、紙だけではありません。パソコンの中に保存した資料やメールも、必要なときに見つからないことがあります。
例えば、ファイル名を「日付＋内容＋案件名」のように統一すると、検索しやすくなります。
紙でもデータでも、「どこにあるか分かる」「名前を見れば内容が分かる」という仕組みをつくることが大切です。
書類整理は一度に全部やらなくても大丈夫
書類がたくさんたまっていると、どこから手をつければよいか分からなくなりますよね。そんなときは、家中の書類を一度に整理しようとしなくても大丈夫です。
まずは、次の3つを考えてみてください。
・いちばん探すことが多い書類は何ですか？
・その書類を、どこに置けば見つけやすくなりますか？
・今日、1つだけ変えるとしたら何ですか？
例えば、
- 学校のお知らせを探すことが多いなら、学校関係の書類をまとめるファイルをつくる。
- 仕事の資料が見つからないなら、案件ごとに分類して、ファイル名を統一する。
このように、困っていることから1つずつ改善していけばよいのです。
書類整理は、完璧にすることではなく、毎日の暮らしや仕事を少しラクにすること。
まずは、目の前にある紙を4つに分けるところから始めてみませんか？
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書類は、必要か不要かを判断しにくく、整理に時間がかかりやすいものです。
だからこそ、最初からすべてを捨てようとするのではなく、「処理する」「保管する」「一時保留」「手放す」の4つに分けることから始めてみてください。
置き場所と分類のルールが決まれば、書類を探す時間が減り、家族や職場の人も必要なものを見つけやすくなります。
HappyLifeでは、片付けや整理収納のお悩みに寄り添いながら、毎日の暮らしがラクになる仕組みづくりを大切にしています。
「書類がたまって片付かない」「必要なものがすぐに見つからない」「どこから整理すればよいか分からない」とお悩みの方は、ぜひ一度、身近な書類から見直してみてくださいね。
HappyLifeのサービスや講座については、公式ホームページをご覧ください。
よくある質問
Q1．書類整理は何から始めればよいですか？
まずは、目の前にある書類を「処理する」「保管する」「一時保留」「手放す」の4つに分けてみましょう。最初から細かく分類せず、必要な書類を見つけやすくすることを優先するのがおすすめです。
Q2．捨ててよいか分からない書類はどうすればよいですか？
無理に捨てず、一時保留のファイルなどにまとめておきましょう。見直す日を決めておくと、保留した書類が増え続けるのを防ぎやすくなります。契約書や税金、保険などに関する書類は、保管の必要性を確認してから処分してください。
Q3．書類がすぐにたまってしまうのはなぜですか？
届いた書類の置き場所や、処理するタイミングが決まっていないことが原因の一つです。処理待ちの書類を入れる専用トレーを用意し、保管する書類の分類と置き場所を決めることで、整理を続けやすくなります。
Q4．家庭と職場では、書類整理の方法は違いますか？
基本的な考え方は同じです。何を保管しているか分かり、置き場所が決まっていて、ほかの人も見つけられることが大切です。家庭では保険や学校など、職場では経理や会議など、使う目的に合わせて分類しましょう。
